Elektronik İmza

E-İmza elektronik ortamda oluşturulan dokümanların imzalanmasında kullanılan ve elektronik işlemlerde gönderilen bilginin gönderim sırasında değişmediğini, gönderen kişiye ait olduğunu ve inkâr edilemeyeceğini garantileyen sayısal verilerdir.

5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre E-İmza; başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi ifade eder.

Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan, imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzadır.

E-İMZA KULLANIM ALANLARI:

• Ticari sicil kayıt işlemlerinde (MERSİS)
• Kurumalar arası e-posta ve E-Belge iletişiminde
• Çalışanların yasal ya da ticari öneme haiz e-posta ve E-Belge gönderimlerinde
• Sözleşmelerde ve tekliflerde
• Elektronik arşivin yasal geçerli hale getirilmesinde
• E-Devlet uygulamalarında
• Bayi ağı sipariş, mutabakat ve elektronik çek, senet süreçlerinde
• Genel Kurul ve yönetim kurulu kararlarında
• Banka ve ödeme talimatlarında
• Personel elektronik bordro gönderimlerinde
• Performans, izin, fazla mesai ve masraf gibi talep ve onay formlarında
• Toplu imzalama ihtiyaçlarında
• Şirketlerin internet sitelerinde yayınlamak zorunda olduğu dokümanlar

E-İMZA İÇİN GEREKLİ BELGELER

BİREYSEL BAŞVURU:

T.C. Kimlik No ‘sunun yazılı olduğu kimlik veya Sürücü Belgesi fotokopisi Nitelikli Elektronik Sertifika ‘’NES’’ Başvuru Formu ve ‘’NES’’ Son Kullanıcı Taahhütnamesi

KURUMSAL BAŞVURU:

T.C. Kimlik No ‘sunun yazılı olduğu kimlik veya Sürücü Belgesi fotokopisi her bir kullanıcı için Nitelikli Elektronik Sertifika ‘’NES’’ Başvuru Formu ve ‘’NES’’ Son Kullanıcı Taahhütnamesi. Ticaret Odası Faaliyet Belgesi (ASLI) (6 ay içinde alınmış) ve İmza Sirküleri (ASLI) kurumda, çok sayıda kullanıcı için imza talebi söz konusu olduğunda ayrıca ‘’Kurumsal Başvuru Sözleşmesi’’ imzalanır.

E-İmza başvuruları ofisimizden kimlik doğrulama yöntemi ile yapılmaktadır. Hafta içi hergün 09:00 - 16:00 saatleri arasında ofisimize gelerek e-imzanızı alabilirsiniz.

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)

Kayıtlı elektronik posta (KEP); gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, gönderi zamanının ve içeriğin değiştirilemediği, uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliği olan güvenli elektronik posta hizmetidir.

KEP sisteminde gönderi ile ilgili aşağıdaki deliller oluşturulur ve 20 yıl süreyle saklanır:

• Gönderi zamanı
• Gönderici ve alıcı kimlikleri
• Teslim edilme zamanı
• Okunma zamanı
• İçeriğin bütünlüğü

Böylelikle, KEP sisteminin kullanıcısı olan gönderici, elektronik postanın kendisi tarafından gönderilmediğini ve aynı sistemin kullanıcısı olan alıcı ise kendisine ulaşmadığını iddia edememektedir. KEP sisteminin bir elektronik postanın göndericiden alıcıya iletilmesi sırasında meydana gelen bütün işlemlere ilişkin tuttuğu kayıtlar delil mahiyetinde ve hukuki geçerliliğe sahip belgelerdir. Böylece gönderinin inkar edilebilmesi, evrakta sahtecilik gibi durumların önüne geçilir.

KEP ÖZELLİKLERİ

KEP GÖNDERİCİ VE ALICI KİMLİKLERİ BELLİDİR

Yeni TTK ile hayatımıza giren Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) güvenli e-posta hizmetidir. KEP sisteminde elektronik imza kullanımı kişinin kendisi olduğunu garanti eder.

İÇERİK BÜTÜNLÜĞÜNÜ KORUR

Gönderinizin içeriği sistemde tutulmaz sadece parmak izi tutulur. KEP sisteminden yollamış olsaydınız sözleşmenin parmak izi kaydı ile yolladığınız orijinal dosyayı ispat edebilirsiniz

GÖNDERİM, TESLİM VE OKUNMA ZAMANI DEĞİŞTİRİLEMEZ

Gönderim, teslim ve okunma zamanı zaman damgası ile KEP sisteminde kayıt altına alınır ve değiştirilemez. Gönderiniz alıcı tarafından okunmasa bile 24 saat sonunda okundu kabul edilir.

ZAMAN KAZANDIRIR

Bilgi akışının hızlı ve güvenli ilerlemesini sağlar. Resmi ve ticari yazışmaların hızlanmasını sağlar.

KULLANIM KOLAYLIĞI SUNAR

Kurum ve bireyler, şahsen ulaştırılması gereken veya içeriğin bütünlüğünün korunmasını gerektiren işlemleri, KEP ile bilgisayarındaki bir tuş ile kolayca yapabilir.

ÇEVRECİDİR

Kâğıt kullanımı ortadan kaldırır. Çevrenin korunmasında katkı sağlar.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINI SAĞLAR

ETSI TS 102 640, TS ISO/ IEC 27001, BS 10012, ISO/ IEC 27031 ve ISO 9001 standartlarına tam uyumlu evrak akışı, loglama ve arşivleme sağlar.

KEP’İN FAYDASI NEDİR?

KEP sisteminin kullanıcısı olan gönderici, elektronik postanın kendisi tarafından gönderilmediğini ve aynı sistemin kullanıcısı olan alıcı ise kendisine ulaşmadığını iddia edememektedir.

KEP sisteminin bir elektronik postanın göndericiden alıcıya iletilmesi sırasında meydana gelen bütün işlemlere ilişkin tuttuğu kayıtlar delil mahiyetinde ve hukuki geçerliliğe sahip belgelerdir. Böylece gönderinin inkâr edilebilmesi, evrakta sahtecilik gibi durumların önüne geçilir.

KEP adreslerinin alınmasıyla çalışanların hem kurumsal hem de bireysel yazışmalarını, poliçe işlemlerini yasal geçerli, güvenli, hızlı ve rahat bir şekilde KEP üzerinden yapabilirler.
 

KEP KİMLERE ZORUNLU?

• Türk Ticaret Kanunu madde 18’de; tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak Kayıtlı Elektronik Posta sistemi ile yapılır.

• Tebligat Kanunu’nda; Kayıtlı Elektronik Posta noter gücünde, elektronik senet hükmünde ve tebellüğün gerçekleştiğine dair hakim yorumuna yer bırakmayan kesin delil olarak nitelendirilmiştir.

• Kayıtlı Elektronik Posta gönderilen taraf gönderim zamanından itibaren, kurum ise 5 gün içinde şahıs ise 7 gün içinde tam tebellüğ (aldım, okudum, anladım) yapmış kabul edilir.

KEP HANGİ ALANLARDA KULLANILIR?

KEP ile Tebligat, ekstre, talimat, ödeme emri, bildirim, ihtar, ihbar, mutabakat, sözleşme, poliçe satışı, yenileme ve iptalleri, Beyanname, bildirge, teklif, sipariş, sipariş onayı, başvuru, dilekçe, duyuru ve çağrıların yapılması iştirak taahhütnamesi, Resmi ve Özel Kurumlarla Noter kuvvetinde iletişim İK süreçleri, özgeçmiş gönderimi/alımı ve müşteri şikâyetlerinin bildirilmesi / alınması yapılabilir.

Diğer kullanım KEP kullanım alanları aşağıdaki gibidir.

• Kamu yazışmaları
• Noter üzerinden yapılan tüm tebliğ, ihtar ve ibralar
• İadeli taahhütlü posta ile yapılan yazışmalar
• Güvenlik ve gizlilik gerektiren tüm yazışmalar
• Personele ücret pusulası, zaman çizelgesi, ihtar, ibra ve izin onay formu gibi İK dokümanlarının gönderimi
• Sicil dosyası işlemleri
• Denetim ve teftiş gibi tüm yazışmalar
• Genel kurul toplantı davet ve kayıtları, önemli toplantı çağrıları, her türlü etkinlik daveti
• Yasal geçerli elektronik mutabakat
• Elektronik sözleşme
• Elektronik senet
• Elektronik sipariş ve sipariş onayı

KEP ADRESLERİ NASIL OLUR?

Tüzel Kişiler:

• Mersis No ve/ veya Kurum adı bilgisinden oluşur.
• Alan adı @hs04.kep.tr  ya da @kurumadı.hs04.kep.tr olabilir.
• Kurum kısa adı kullanılabilir.
• Bölüm, departman isimleri kullanılabilir.
• Kurum adına KEP adresini kullanmaya yetkili kişilerin isimleri kullanılabilir

Gerçek Kişiler:

• Ad ve Soyadı bilgisinden oluşur.
• Alan adının @hs0x.kep.tr şeklinde kullanımı bireylerde standarttır

MEB DYS-EYP SİSTEMLERİNE TAM UYUM

MEB DYS sisteminin EYP yazışma protokolü ile uyumlu KEP altyapısıdır, ilave program gerektirmez.

YANMAYAN GÖNDERİ

Müşteri tarafından alınan kontörler süresiz devreder. Her gönderi tek kontördür.

YEDEKLEMELİ SAKLAMA

İstanbul Ankara 4’er ayrı sunucu ile Yedekli Saklama

YASAL GEÇERLİ ARŞİVLEME

TS 13298 T1 BELGESİ Kapsamında Yasal Geçerli Arşivleme

HIZLI TESLİMAT

Yerinde kayıt ve imza doğrulama yetkisi ile anında KEP adresi sağlama

TAM ENTEGRASYON

Müşteri Kurumun Kullandığı ERP, EBYS, Ticari Programlar ve diğer başka programlarla Tam Entegrasyon

ÜSTÜN ŞİFRELEME

3DS GÜVENLİK SİSTEMİ Sayesinde Üstün Şifre Güvenliği ile Saklama, %98 sıkıştırma olanağı sağlayan depository arşiv modülü.